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城建檔案數據信息管理分析

2019-10-03 10:19 來源:信息管理論文 人參與在線咨詢

摘要:在國內大數據發展戰略和“互聯網+”行動計劃的推進下,檔案工作的理念、技術、方法及模式已受到深刻影響,檔案成為國家基礎性戰略資源;檔案工作領域更加廣泛、內容更加豐富、需求更加多樣,地位和作用越來越重要。城建檔案的數據信息管理利用的社會效益也日益增加。

關鍵詞:大數據時代;城建檔案;檔案數字化;數據信息管理;信息整合

現代網絡平臺的發展日新月異,大數據就是互聯網發展的產物,也是在云計算、存儲技術等的處理、分析技術支撐下進行數據采集、處理、存儲進行整合提取的結果。利用網絡平臺的優勢將政府各職能部門的檔案數據收集、提取、整合成大數據,是提升檔案管理利用價值的有效方法。

一、城建檔案數字化信息的形成

(一)檔案管理數字化的理念在我國已實施多年,國家也出臺了《電子文件歸檔預管理規范》和《紙質檔案數字化技術規范》兩個重要的標準。根據標準,城建檔案數字化建立主要有兩個部分:一是對檔案信息包括文字、圖表、聲像等進行著錄標引,形成電子目錄檔案信息;二是對紙質檔案文字、圖紙等進行掃描,形成圖像電子文件信息,并將電子目錄信息與圖像電子文件掛接索引形成檔案信息數據庫。

(二)根據《城市建設檔案管理規定》第二條,城建檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。目前,在規劃檔案數字化管理中,城市規劃檔案數據信息相對完整;而建設工程檔案數量較多,其利用率相對較低,因而未能全部完成電子數據信息工作;還有部分珍貴的館藏建筑檔案,因其保存年代久遠,不適合進行常規的電子數據掃描,因此也導致這部分檔案資料無法形成電子數據信息。綜上所述,各種因素使建設工程檔案暫未能全面實現數字化信息管理。其余在管理活動中形成的檔案,如城管、房管部門等相關職能部門的檔案,也屬于職能部門在各自使用。

二、城建檔案從數字化管理到數據信息管理

城建檔案數字化信息的形成是單一化、簡單化的,是基于一般需求對檔案進行特定目的管理利用的一種方式。而檔案數據化管理是通過對檔案信息的利用進行計量、數據分析等,形成高效的利用率記錄,為管理利用檔案信息提供可持續發展的方向。因此,應在原有的檔案管理數字化信息平臺的數據基礎上,充分運用“云計算”技術,調配計算資源,配置檔案數據信息管理資源和存儲,結合大數據平臺使數據化管理工作具有細致性、及時性和完整性,逐步實現城建檔案數據化管理工作在新時代的價值體現。

三、城建檔案數據信息整合

(一)城建檔案信息的完整性,除了需要提高檔案管理部門的重視,更需要各職能部門對其檔案的信息數據主動提出進行整合的意向。目前,各職能部門對于城建檔案數據信息資源整合積極性不強,形成了“信息孤島”的現象。這種各管各、各用各的情況,導致城建檔案信息始終存在大部分缺失與管理利用單一化的情況,更可能使城建檔案數據信息整合工作陷入停步不前的境地。

(二)在檔案數據信息整合的過程中,可能存在部分檔案數據信息重復建庫的情況,導致檔案數據整合信息不對稱;同時數據信息的整合,也會使檔案數據量不斷增加,可能出現部分數據信息丟失或損壞的情況。大數據時代的數據信息具有動態性、交互性的特征,而利用互聯網整合檔案數據信息資源是檔案數據信息整合的主要手段,但由于這類數據整合過程存在較大的自由化及隨意性,會使檔案數據信息整合工作帶來較大的困難。保護檔案數據的安全性與完好性,也是檔案數據信息整合工作的首要任務。

(三)檔案數據信息要實現互聯網信息整合,更需要有規范性、統一性的檔案數據信息資源指導標準,同時制定相關檔案數據安全措施規定。目前我國暫時沒有相關的行業標準及法律規范,導致各相關職能部門相對只重視檔案信息資源的網絡設施及設備技術的投入。檔案信息利用方試繁復,無法提高檔案利用的價值與效率,而檔案數據化的管理也并未與社會接軌,導致利用效益不明顯,未滿足檔案數據信息多維利用的條件。

四、城建檔案管理的發展趨勢

(一)《全國檔案事業發展“十二五”規劃》要求加強以計算機網絡設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設;實施公共檔案數據信息資源共享服務項目,打造“一站式”的檔案數據信息資源共享和服務平臺,為社會提供全方位的檔案信息服務。

(二)《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》的發展目標以2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化發展方向,一是各級國家機關、團體、企事業單位檔案實現應歸盡歸、應收盡收,檔案資源更加齊全完整、豐富多元。二是檔案信息整合共享程度明顯提升,檔案利用服務更加便捷普惠。三是全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化;創新檔案管理模式,加快與信息社會融合,以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升。

五、城建檔案數據化管理的實現方向

(一)盡快統一城建檔案數據信息管理的指導標準。在大數據時代下,城建檔案數據要整合,就需制定城建檔案數據信息管理整合的指導標準。各相關職能部門應響應國家對檔案管理的指導思想及目標,積極參與并制定一系列城建檔案數據信息管理的行為準則,利用大數據的網絡平臺,完成城建檔案數據信息的整合。

(二)加快城建檔案數據信息整合。隨著信息時代的發展,城建檔案數據信息的缺失阻礙了城建檔案數據的建立,更影響了城建檔案數據信息的服務利用。因此,要加強各相關職能部門對城建檔案數據信息的整合工作,在城建檔案管理數字化的基礎上,將缺失城建檔案數據信息整合齊備,從而打破“各自為政”的局面,使城建檔案數據信息管理向網絡化、現代化、公開化不斷發展。

(三)新一代檔案管理人才的培養。時至今日,城建檔案數據信息管理水平已發生了跨時代的變化,對城建檔案管理人員的技術知識要求也相應提高了。檔案管理部門應加大對城建檔案管理人員的培訓力度,積極與高等院校、職業院校、學術團體、專家學者等通力合作,創新和加快城建檔案課程和教材體系建設,致力培養新一代與社會科技發展銜接的技術城建檔案管理人員。現今已經邁入了大數據時代,給城建檔案數據的管理利用帶來了巨大的挑戰,也賦予了跨時代的發展機遇。所以,應充分利用大數據平臺的便利,采取高效的管理技術策略積極應對大數據時代給城建檔案管理工作帶來的新挑戰,提升城建檔案數據信息管理利用的水平。

參考文獻:

[1]高紅梅,孫張峰.檔案數據化管理的淺談[J].魅力中國,2017(7).

[2]徐濤,李京林,藍傳锜.大數據時代下的檔案數據挖掘[J].山東工業技術,2018(5).

[3]徐郁萍.淺析大數據時代檔案數據信息資源整合與共享[J].辦公室業務,2017(4).

作者:黃艷蓉 單位:廣州市城市建設檔案技術咨詢服務公司

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